Seguidamente quiero compartir con todos vosotros un resumen de la entrevista que me hicieron para un reportaje de la revista HostelVending. En él se analizan las claves para la mejora de la competitividad y el rendimiento de la logística de las empresas vending.
La logística en la empresa vending. Claves para la mejora de la competitividad y el rendimiento.
La logística se define como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa o de un servicio, especialmente de distribución.
En la actualidad ha cobrado tal importancia que el éxito de una empresa y su capacidad para competir en un mercado cada vez más globalizado depende en gran medida de los procesos elegidos para gestionar tanto el servicio al cliente como el transporte, la gestión de inventarios y el procesamiento de pedidos. La satisfacción del cliente y la reducción de costos constituyen las máximas de estas áreas que, por su importancia, han adquirido entidad propia incluso en las pequeñas y medianas empresas.
El vending es una industria altamente condicionada por sus necesidades de almacenamiento y distribución. Ya sean pequeñas empresas operadoras, medianas o grandes explotadoras de servicio, la organización es clave para incrementar la productividad y, aunque no todas son conscientes de la importancia que tiene la inversión en esta actividad, cada vez se destinan más recursos a mejorar las estrategias encaminadas a la planificación y el control eficiente de los productos, el efectivo y los sistemas de almacenamiento.
En la actualidad, las empresas disponen de multitud de recursos para afinar al máximo en sus estrategias logísticas. El acceso a la información en esta materia es cada vez más sencilla, hay más profesionales bien formados en el mercado y multitud de herramientas informáticas para seleccionar la que mejor se adapta a las necesidades de cada compañía según su tamaño, sus productos, sus clientes, sus proveedores, etc.
Pero también hay una gran variedad de recursos alternativos que, aunque no especializados en empresas vending, han desarrollado herramientas muy potentes que ya arrojan buenos resultados en empresas del sector de la distribución alimentaria.
Es el caso de RoutingMaps, un software destinado a la gestión del transporte y la dirección de las operaciones logísticas.
Alejandro Rodríguez, consultor e investigador del Instituto Tecnológico de Informática, es uno de sus impulsores y él mismo nos explica qué puede aportar este software a una empresa de vending.
“Sobre todo, capacidad de planificación, gestión de flotas y optimización de rutas”. Esta labor la realiza el programa de “forma inteligente y pensada para los directores de operaciones ya que ayuda a tomar decisiones clave sobre qué vehículos utilizar, a qué clientes servir, en qué orden, qué repartos hacer y en qué momento”, relata Alejandro.
RoutingMaps tiene la capacidad de considerar todo el problema como un conjunto, de modo que “se maximiza la calidad del servicio y se minimizan los costes totales de operación, en definitiva, se optimiza la logística de una empresa de vending”.
Sea o no una empresa de venta y distribución automáticas, los beneficios que alcanzan los que se decantan por aplicar estas herramientas se pueden cuantificar de manera clara, llegando a unos ahorros que, dependiendo de la empresa, “pueden llegar hasta un 25%-30% de los costes totales de operación”.
Trabajar con RoutingMaps requiere de un estudio previo de las necesidades de cada empresa y por eso también realizan labores de consultoría.
“Los proyectos los hacemos a medida de sus objetivos e inquietudes. Cada empresa se puede encontrar en un estado muy diferente de planificación y por tanto los factores a considerar son muy diversos”,
detalla Alejandro que también resalta la necesidad de conocer bien la empresa en la que se quiere implantar el sistema, sus procesos, su tecnología, su equipo humano, objetivos y restricciones para analizar la mejor forma de abordar su planificación.
La evolución en la logística es evidente para estos creadores de soluciones tecnológicas aplicadas a procesos rutinarios. “La logística se está transformando desde una simple función de almacenaje y transporte a un elemento estratégico para las empresas y clave para la competitividad de las mismas. Ha pasado de ser una función reactiva a un elemento proactivo. Así que los objetivos también han evolucionado.
No sólo hablamos de hacer entregas, sino de hacerlas de forma eficiente y con un alto valor añadido. Se pueden reducir costes, al tiempo que se mejora la fiabilidad,la calidad del servicio, la transparencia y el flujo de información, etc.”, manifiesta.
Llegamos al punto de poder afirmar que una empresa de vending sin programas o herramientas de gestión logística compite en desventaja con las que sí lo tienen. No solo porque dejan de ofrecer un mejor servicio, sino porque también dejan de ahorrar en recursos que se pueden reinvertir en la propia empresa.
Una vez que se tiene claro que la logística es un área a la que destinar esfuerzos económicos y de tiempo, no siempre es fácil decidir qué elementos implementar. En esta ocasión hablamos de los programas que facilitan la gestión del almacén y de las rutas de reparto, pero hay otros factores como la formación del personal o los propios vehículos y equipamiento que se necesitan para llevar a cabo las distintas funciones.
Dentro del primer grupo de “necesidades” tampoco es sencillo elegir. Hay muchas alternativas en el mercado pero ninguna capaz de ofrecerlo “TODO”.
“Las herramientas se pueden y deben integrar. Lo que ocurre es que las empresas evolucionan y no pueden deshacerse de los sistemas o software ya instalados y que son útiles. Tampoco es fácil, ni creo, que exista una solución perfecta para todas las facetas de la empresa. E incluso algunas de las herramientas deben adaptarse o ser desarrolladas en el interior de la empresa. Así que es clave que el flujo de información sea coherente y esté integrado en toda la empresa, en sus departamentos y en sus herramientas informáticas”, opina Alejandro.
Por otro lado, encontramos empresas especializadas por ejemplo en la gestión del transporte como RoutingMaps, capaces de planificar con todo detalle los recorridos a realizar de la manera más eficiente posible y generando importantes ahorros de tiempo y consumo.
Estos programas se centran en determinados aspectos y son capaces de generar las mejores soluciones teniendo en cuenta características como la de los propios vehículos, sus conductores o los modos de imputar costes y de considerar las capacidades de carga (litros, bultos, m3, etc.).
“Se consideran las geolocalizaciones de sus clientes y almacenes, regiones geográficas o ámbitos de actuación, horarios de entrega, calendario de pedidos y otros conjuntos de restricciones. Por último, aunque el software propone las mejores soluciones posibles, el decisor humano siempre tiene la última palabra. Puede generar diferentes escenarios de acción y evaluar comparativamente las soluciones para tomar la solución que mejor se adapta a sus características”, relata Alejandro.
La tecnología ha mejorado gran parte de las actividades y tareas que se realizan en todo tipo de empresas no solo las de vending, pero como introduce el responsable de RoutingMaps finalmente son las personas las que toman las decisiones a partir de los datos o las indicaciones que ofrecen estos avances.
“Para planificar hay que tomar decisiones y para tomar decisiones complejas en un entorno incierto y variable, además de experiencia y conocimiento, es muy útil la tecnología. Como te comentaba antes, RoutingMaps planifica y ayuda a tomar decisiones. Estoy de acuerdo en que logística es igual a planificación, a servicio, a información, a trazabilidad y a muchas otras cuestiones complejas. La tecnología es muy importante hoy en día. Pero también lo son las personas, su formación, la organización de la empresa. La gestión de la información, la colaboración e integración con clientes y proveedores, etc.”, puntualiza.
Estas circunstancias hacen inevitable una buena formación en la materia o un servicio propio o externo capaz de gestionar y extraer lo mejor de estas aplicaciones tecnológicas, por eso siempre es bueno optar por empresas que además del programa contribuyan con métodos de trabajo.
Muchos de los problemas de las empresas se deben a las personas. No quiere decir que no sean capaces, sino a cómo se organizan para trabajar conjuntamente. Si las personas están bien formadas, se coordinan y planifican adecuadamente, con recursos limitados, se pueden hacer las cosas muy bien. Una inversión en tecnología debe ir acompañada de una formación adecuada, de una buena planificación y gestión del cambio, e incluso de una reingeniería de procesos logísticos.
Entre los retos logísticos a los que se enfrentan las empresas de distribución en nuestro país, los expertos señalan la alta competencia que existe en la actualidad, una situación que implica que los márgenes sean cada vez más reducidos. Es por ello, que las empresas deben lograr ser más eficaces y ágiles a la hora de prestar un mejor servicio a los clientes y acometer un mayor volumen de operaciones con los mismos recursos (empleados y maquinas) sin incrementar los costes operativos.
Fuente: Revista HostelVending, nº 87, febrero 2016, 28-32. Málaga. Depósito legal: MA-1140-2001.