He tenido el placer de publicar un artículo en el número de junio 2015 de la revista Código 84 (AECOC) que os invito a leer. Aunque está disponible de forma gratuita en el enlace anterior, os lo dejo también a continuación para darle mayor difusión.

La mejora de los procesos logísticos es un juego para adultos

Una compleja y dinámica realidad para las empresas

La crisis internacional nos ha obligado a vivir una época muy complicada pero que puede resultar ser muy interesante. Los ciudadanos y sus hábitos de consumo cambian cada día, convirtiendo rápidamente en obsoletas nuestras reglas de gestión. Tal vez, nunca más volverán aquellos buenos y viejos tiempos en los que la principal preocupación de las empresas era ¿cómo puedo fabricar más?.

El mercado actual nos obliga a cambiar nuestros paradigmas, y a reinventar nuestra forma de ser y de hacer. Para ser verdaderamente competitivos, deberemos diseñar productos y servicios innovadores, con garantías de calidad y funcionalidad, de coste ajustado, y con un verdadero valor añadido percibido y reconocido por el cliente; que por otro lado nos exigirá soluciones de disponibilidad inmediata esté donde esté (ubicuidad).

Asumir este reto es un camino hacia la excelencia sin retorno, que transformará a la empresa en una entidad flexible y proactiva capaz de ofrecer al cliente la solución que demanda en el momento y el lugar adecuados.

La integración, coordinación y mejora de la eficiencia de los procesos logísticos

El escenario actual conduce a la empresa a estar del lado del cliente. Escuchándole y acompañándole para poder estar ahí cuando nos necesite (en el momento y en el lugar). Se trata de eliminar las barreras y la distancia que nos separan del mercado, y de poner en sintonía nuestros procesos con el pulso del mercado.

Sin perder de vista el objetivo: servir justo a tiempo al cliente nuevas referencias de excelente calidad, de coste reducido, de tamaño de lote y pedidos muy ajustados; deberemos, entre otras cuestiones, mejorar la eficiencia de los procesos logísticos. Pero ¿dónde empieza y termina un proceso logístico?.

Un proceso logístico es un concepto amplio y complejo. Es amplio porque abarca no sólo actividades como el almacenaje y el transporte desde nuestra empresa, sino porque también implica actividades como: las previsiones de ventas, la búsqueda y selección de proveedores, las compras, el aprovisionamiento, la trazabilidad, la gestión de los inventarios, la gestión y preparación de los pedidos, y muchas otras. Y complejo porque abarca multitud de decisiones: algunas de carácter estratégico y que se toman pensando en el medio-largo plazo como la localización de un centro logístico, el diseño de un almacén, el dimensionamiento de una flota de transporte o el diseño de canales y de la red de distribución. Otras decisiones en cambio son de tipo táctico-operativas y son tomadas pensando en el corto y medio plazo: la frecuencia de reaprovisionamiento y el tamaño del lote de compra, el diseño de los envases-embalajes y su paletizado, la ubicación de productos dentro de un almacén, la carga de los vehículos, las rutas de aprovisionamiento o distribución, y muchas más.

La verdadera oportunidad de mejora aparece al comprender que todas estas decisiones y acciones están relacionadas entre ellas, incluso algunas serán realizadas por actores ajenos a nuestra organización, pero sin duda todas influirán en el resultado final: nuestra rentabilidad y competitividad. El desafío se encuentra en cómo conseguir la integración de personas y departamentos (incluso de otras empresas) y la coordinación de sus acciones y sus decisiones, con el objeto de procurar la mejora de la eficiencia de los procesos logísticos a lo largo de la cadena de valor.

Formar a profesionales capaces de adaptarse a los nuevos retos

Conscientes de todo lo anterior, es entonces cuando en algunas empresas surge la necesidad de captar, potenciar y de retener el talento. No sólo basta con contar con excelentes profesionales de amplia experiencia y conocimientos, sino que se requiere un perfil de capacidades que va más allá de lo convencional.

Se trata de personas capaces de trabajar en equipo con otras personas, integrando su forma de pensar y coordinando su trabajo al resto de la organización. Profesionales que deben derribar las barreras que le separan del cliente, que le aíslan de otros departamentos, y que le desconectan de sus proveedores y distribuidores. Dispuestos a establecer y a trabajar relaciones de confianza, que pensando siempre en el cliente, aproveche las oportunidades de mejora que beneficien a todas las partes. Incluso que se atrevan a explorar posibles colaboraciones con la competencia (coopetición). Personas con pensamiento autocrítico y con cierto carácter inconformista que sientan pasión por la excelencia y la mejora continua, capaces de reinventarse y adaptarse a los nuevos retos.

Aprender jugando

Por supuesto, ayuda contar con ciertas habilidades innatas, pero muchas de estas cuestiones se pueden aprender y trabajar adecuadamente. Una forma muy interesante de hacerlo es aprender jugando. De pequeños no sólo jugábamos para divertirnos. El juego también es un aspecto fundamental que ayudó a nuestro aprendizaje y a nuestro desarrollo como personas adultas.

Al igual que cuando éramos niños, los adultos podemos seguir aprendiendo mientras jugamos. No se trata de entretener a nuestros empleados, un juego para adultos debe estar diseñado de forma inteligente para conseguir en muy poco tiempo un conjunto de objetivos bien definidos.

Hoy en día todos estamos saturados de información y estresados por nuestras responsabilidades diarias. En ocasiones, lo último que deseamos es que nos hagan perder el tiempo con una aburrida charla o el típico curso de formación en empresa. Ese rechazo inicial añadido a la baja calidad (de algunos ponentes y materiales), puede desde no causar ningún efecto, hasta tener incluso efectos negativos en la organización. En cambio un juego es algo imprevisto y sorprendente. Debe despertar curiosidad y confianza, es entonces cuando nos distendemos y por tanto estamos más preparados para participar activamente del proceso de aprendizaje.

El juego para adultos debe proporcionar nuevas experiencias que le ayuden no sólo ampliar sus conocimientos sino también a desarrollar otras habilidades. Su contenido debe ser claro, bien diseñado y destilado. Una buena y divertida experiencia es algo clave que ayudará a recordar y aprender los conceptos más importantes.

Pero el juego va más allá, supone una oportunidad para simular una escena, donde los participantes pueden asumir diferentes roles y comenzar a poner en práctica la integración y el trabajo en equipo. El juego es un reto donde se aprende intentando hacer cosas y equivocándose; para luego fijarse nuevos objetivos y buscando la manera de alcanzarlos. De este modo podemos visualizar de inmediato y comparar los resultados a diferentes estrategias de resolución y experimentar lo que funciona y lo que no.

El juego favorece la comprensión de nuestras acciones y decisiones en diferentes simulaciones o escenarios de alta complejidad, como los procesos de negocio o la logística. Un buen juego, también estimula el desarrollo de un lenguaje común en la organización, y favorece el desarrollo de la capacidad de planificación, organización y toma de decisiones.

Juegos para grandes profesionales de la logística

Brevemente quiero comentar dos juegos que he diseñado y desarrollado, y que actualmente están siendo utilizados con éxito tanto en la formación universitaria como en los talleres de ‘formacción’ a medida que realizo para algunas empresas.

Implexa: es un software para aprender de una forma apasionante y divertida lo compleja que es la gestión de la cadena de suministros (supply chain management). Está inspirado en el clásico ‘juego de la cerveza’ (beer game) originario de los años 60 en la MIT Sloan School of Management, pero a diferencia de este, en implexa se calcula en tiempo real el efecto de todas las decisiones y acciones de los jugadores (costes totales, nivel de servicio, plazos de entrega, inventario medio, unidades demandadas, producidas y compradas, y el coste por cada unidad servida al cliente).

En implexa es relevante el análisis del efecto látigo (bullwhip effect). Es un fenómeno que frente a pequeñas variaciones de la demanda del mercado final, se manifiesta a lo largo de la cadena de suministro (en cada nivel de aprovisionamiento) en forma de onda de amplificación de la demanda. Se suele traducir en ineficiencias y aumentos de coste, y son diferentes factores los que contribuyen a él como: la desorganización y la falta de comunicación de los actores logísticos, una mala previsión e información sobre la demanda, variaciones en el precio de los productos, y el modo de lotificar o agrupar los pedidos.

Implexa ha sido usado con éxito para formar a directivos y mandos intermedios de varias empresas, que aprenden en poco tiempo los conceptos más importantes; siendo capaces de tomar decisiones colaborativamente que les ayuda a: mejorar el servicio al cliente, reducir el tiempo de entrega, reducir niveles de inventario, al tiempo que reducen sus costes de operación.

LLOG: está diseñado para aprender diferentes aspectos tácticos y operativos de la logística. El jugador es el protagonista de una experiencia logística lo más real y profesional posible donde experimenta las acciones y decisiones que tienen lugar en el proceso de preparación de pedidos y de expediciones desde un almacén (gestión de inventarios, decisiones de ubicación, estiba y desestiba, rutas de picking, reposición de productos, gestión de la información, cálculo de rutas de reparto, eficiencia, trabajo en equipo, liderazgo, etc.).

Se trata de un almacén en miniatura donde se deben tocar sus elementos a escala (estanterías, operarios, productos, palets, vehículos). Hay que mover físicamente los productos y los palets, los vehículos y los operarios. Las cosas ocupan un volumen que es importante aprovechar de forma eficiente. Se puede ver en tres dimensiones, es real. Se aprende haciendo y tocando cosas.

Cuenta con su propio software SGA (Sistema de Gestión de Almacén, o en inglés WMS) y de un lector de código de barras. Es importante la gestión de la información ligada a los clientes, los pedidos, las ubicaciones, los inventarios, etc. Se aprende sobre la integridad de los flujos de información, la trazabilidad, y la coherencia entre el sistema de información y la realidad física.

No menos importante son las personas y su inteligencia, que forman un gran equipo que debe gestionar el proyecto de la mini empresa. Cada participante asumirá un rol: dirección de operaciones, responsable de almacén, preparador de pedidos (picker), reponedor, consolidación y expediciones. Cada uno tendrá asignado un papel, unas funciones y unas responsabilidades. Todos tienen algo que aportar y que hacer, pero colaborando e interactuando eficientemente. La información y los productos pasarán de unos a otros y tendrán que afrontar y resolver problemas colaborativamente.

El futuro de la experiencia

El escenario de las empresas está en constante cambio. El futuro nos depara nuevos desafíos: sostenibilidad, innovación, mayor integración, transparencia con el cliente, y sin duda nuevas tecnologías. La necesidad de adaptarse, de potenciar y aprovechar del mejor modo posible nuestro talento siempre estará ahí. El juego seguirá evolucionando hasta convertirse en una herramienta común en las empresas. La mejora de los procesos logísticos será un juego para adultos.

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Fuente: Rodríguez A. (2015). La mejora de los procesos logísticos es un juego para adultos. Código 84, 188, junio 2015, 42-46. Barcelona. DL: B29967/87.